Среда, Декабрь 13Блог полезной информации

Как правильно организовать файлы MS Word

Организация файлов текстового редактора Microsoft Word, является основой для работы с этой программой. Но большинство людей уделяют этому мало внимания. Если вы работаете с документом, который не очень вам важен, то его потеря не очень вас расстроит.

А вот если вы пишите какой-то большой отчет, курсовую или дипломную работу, то потеря такого файла отнимет у вас не только много времени на восстановление, но и очень расстроит. В этой статье я хочу рассказать, как правильно сохранять файлы word, чтобы потом не страдать от потери важного документа.

Правильное видение документов word

В основном большинство пользователей, создают папку на жестком диске и сохраняют туда документ. И он хранится в одном месте и в одном экземпляре. О том где безопасно хранить файл мы поговорим ниже, а сейчас я хочу поделиться популярной методикой, которая называется «версии файла». Суть этой методики заключается в том, что вам нужно делать несколько копий одного документа.

Рассмотрим пример, на написании дипломной работы. Вы начинаете писать дипломную работу. Создаёте папку «Дипломная работа». Написали первую главу сохранили документ «Дипломная работа v00». Написали вторую главу сохранили документ «Дипломная работа v01» и так далее. Не обязательно разбивать версии по главам. Можно разбить по месяцам работы, по неделям или по каким-то другим критериям.

версии документов

Такая организация файлов поможет без особых усилий восстановить документ word из любой версии документа. Если с последней версией файла произойдёт какой-нибудь сбой или он удалиться, то вы без труда сможете откатиться к предыдущей версии и продолжить работать с документом. Это конечно отнимет у вас потраченное время на последнюю версию. Но согласитесь, что это лучше, чем потерять месяцы работы.

Такое сохранение документа в word, поможет восстановить информацию или картинку, которую вы изменили в более свежей версии. Например, вы вспомните, что когда-то у вас был текст, который вы изменили. А теперь решили, что он был лучше, чем изменённый. Вы можете посмотреть более поздние версии и взять оттуда изменённый текст. Тоже самое можно сделать и с картинками.

Старая и новая версияВот такие преимущества у данной методики. Если вы, когда ни будь теряли важные документы, то вы прекрасно поймёте полезность такого ведения документов и от чего оно вас обезопасит. А теперь давайте поговорим, о том где лучше хранить файлы word.

Где лучше хранить файлы Microsoft Word

Одна из главных задач в организации файлов — это хранение документов. Большинство людей сохраняют важный документ на жесткий диск компьютера. Многие сохраняют на флешку. Но ведь компьютер или ноутбук может сломаться, может полететь операционная система. Флешку можно потерять или на флешку может попасть вирус. Поэтому для сохранения важных документов, я рекомендую использовать облачные хранилища.

облачные хранилища

Если вы опытный пользователь интернета, то вы наверно уже слышали про такие хранилища, а может даже уже зарегистрированы в них. Но для тех, кто не в курсе, облачное хранилище — это выделенное место под ваши файлы, которые хранятся в интернете. Вы имеете к ним доступ из любой точки мира, где есть интернет. Сейчас полно ресурсов, которые предлагают бесплатные облачные хранилища. Вот наиболее популярные в интернете:

Google диск Google диск - предоставляет бесплатно 15 ГБ.

Яндекс диск Яндекс диск — предоставляет бесплатно 10 ГБ.

mail.ru cloud Облако@mail.ru — предоставляет бесплатно 8 ГБ.

Dropbox Dropbox - предоставляет бесплатно только 2 ГБ.

Какой сервис выбрать решать вам. А мы рассмотрим пример, сохранения документа на «Яндекс диск». Для получения места на яндексе, нужно пройти обычную регистрацию. Затем перейти в раздел "Яндекс диск" и скачать программу «Диск для Windows».

скачать диск для windowsПосле установки программы в разделе «Мой компьютер» появиться папка «Яндекс диск»

папка yandex диск

В эту папку мы и будем сохранять важный документ. Этот документ будет храниться не на компьютере, а в облаке. При добавление файлов в эту папку, они автоматически будут переноситься в облако. Ещё одним плюсом является то, что вы сможете иметь доступ к вашему файлу из любого компьютера, имеющего доступ в интернет. Такой способ сохранения освобождает вас, от постоянного ношения флешки с документом.

Авто сохранение документов word

Ещё один полезный совет при работе с документами word — настроить авто сохранение. У вас было такое, что целый час работаешь с документом, а тут раз и выключили свет. Компьютер выключился, документ не сохранён и приходиться заново делать всю работу. Чтобы несохраненные документы word не пропадали, необходимо настроить автоматическое сохранение документа.

Для настройки нажмите «Файл» и в самом низу выберите «Параметры». В появившемся окне «Параметры word» выберите «Сохранение».  Поставьте галочку «Автосохранение» и задайте интервал времени через который документ будет сохраняться. Также вы можете выбрать формат сохранения и папку куда будет сохраняться документ.

настройка авто сохранения

Используя советы по организации файлов MS Word вы всегда будете спокойны за сохранения ваших важных документов. А также сэкономите время, силы и нервы на работу с ними. Надеюсь, что статья была вам полезной.


Смотрите также:





Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Нажимая кнопку «Отправить комментарий», я принимаю пользовательское соглашение и подтверждаю, что ознакомлен и согласен с политикой конфиденциальности этого сайта